Archivace elektronických dokumentů a jejich zabezpečení

Elektronický Archiv slouží pro důvěryhodné uložení elektronických dokumentů různých formátů na požadovanou dobu, včetně možnosti zobrazení dokumentů nebo ověření neporušenosti archívu.

• BEZPEČNOST A DŮVĚRYHODNOST - Archív obsahuje bezpečnostní funkce pro zajištění integrity zpráv, jejich původu a důvěryhodnosti.
• DOSTUPNOST - Součástí archívu je webové rozhraní pro vyhledávání dokumentů, jejich zobrazení nebo tisk.
• DŮVĚRYHODNÝ EXPORT DAT – Archív je možné převést na přenosné medium v off-line verzi, která splňuje všechny výše uvedené vlastnosti.
• RŮZNÉ DATOVÉ ZDROJE - Elektronický archív podporuje i ukládání zpráv z datových schránek nebo dalších nestrukturovaných zpráv (PDF, JPG..)

Bezpečnost a důvěryhodnost
eArchív je důvěryhodný archiv elektronických dokumentů (např. faktury) ve formátu EDI, které musí být archivovány po dobu vyžadovanou právními předpisy, tzn. 10 i více let a splňuje i požadavky a právní předpisy EU.

eArchív je navržen tak, aby splňoval bezpečnostní normy EAL3. Jeho hlavním úkolem je zabezpečení dokumentů a schopnost prokázání jejich původu v čase. Toto je zabezpečeno funkcí zřetězení otisků zpráv s využíváním časových razítek certifikační autority.

eArchív obsahuje i další funkce pro zvýšení konfortu a bezpečnosti, jako například párování zpráv AUTACK (ověření elektronického podpisu) s dokumenty v databázi v případě standardizované výměny dat EDIFACT.

Dostupnost
eArchív využívá webové uživatelské i administrátorské rozhraní pro plnou správu systému. Systém využívá systém uživatelských certifikátů, které zabezpečují bezpečnost a určení uživatelských rolí, ale i možnost automatického náhledu dokumentu z informačního systému klienta, např. SAP díky pevné syntaxi odkazu každého dokumentu v databázi a možnosti přímého webového náhledu. Webové rozhraní eArchívu je dostupné v několika jazykových mutacích (CZ, EN, DE, PL, HU).

Export dat
eArchív obsahuje funkce důvěryhodného exportu dat, díky kterým lze celý obsah nebo jeho část přenést zvoleným mediem (CD/DVD/Blue-ray…) a využívat jej offline s tím, že uživatelské a bezpečnostní funkce zůstávají zachovány. V rámci média lze dokumenty vyhledávat, zobrazovat/tisknout a samozřejmě ověřit jejich původ v čase díky certifikátům a HASH přeneseným na médium.

Zdroje dat
eArchív využívá různé zdroje dat, kdy jej lze napojit na libovolný systém prostřednictvím adresářové fronty nebo prostřednictvím webových služeb. Archív pak může automaticky zpracovávat strukturované dokumenty a získávat z nich metadata pomocí vlastních parsovacích mechanismů (EDIFACT, XML..) nebo v případě nestrukturovaných dat jako jsou PDF, JPG… využívá systém popisného souboru (metadat).